Automatisierung für Weingüter im Rheingau
Probenanfragen, Bestellungen und Rechnungen — in der Saison kommt alles gleichzeitig.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Elf Monate im Jahr ist Ruhe, dann kommt die Saison — und mit ihr Probenanfragen, Gruppenreservierungen, Bestellungen und Rechnungen gleichzeitig. Wer dann am Telefon steht, steht nicht im Weinberg. Und die Anfrage, die drei Tage liegen bleibt, bucht woanders.
- Probenanfragen kommen per Telefon, E-Mail und Formular und werden auf Zetteln notiert
- Für jede Gruppenanfrage wird das Angebot neu zusammengestellt
- Belegungen stehen im Kalender, im Kopf und manchmal doppelt
- Bestellungen aus dem Hofladen und dem Shop laufen getrennt
- In der Hochsaison bleiben Anfragen liegen, weil niemand am Schreibtisch sitzt
Was wir konkret tun
Probenanfragen strukturiert aufnehmen
Gruppengröße, Wunschtermin, Anlass und Wunschweine werden direkt bei der Anfrage erfasst — statt in drei Rückfragen per Telefon.
Angebot und Bestätigung automatisch vorbereiten
Aus den Anfragedaten und Ihren Paketpreisen entsteht ein Angebotsentwurf. Freigegeben wird er von Ihnen, danach geht die Bestätigung mit Anzahlungslink raus.
Belegung an einer Stelle
Proben, Veranstaltungen und Hofladen-Termine laufen in einen Kalender, der Doppelbuchungen ausschließt.
Sichtbar bleiben, ohne daran zu denken
Öffnungszeiten, Probetermine und Sortiment stehen maschinenlesbar auf der Seite — damit Google und KI-Assistenten sie beantworten können, wenn jemand nach einer Weinprobe am Wochenende fragt.
Einstieg
Website ab 690 € · Sichtbarkeits-Fundament ab 990 €
Anfrage für eine Gruppenprobe
So läuft der Vorgang heute — und genau an dieser Kette setzt eine Automatisierung an.
- Anfrage per E-Mail oder Formular
- Gruppengröße, Termin und Wunschweine auslesen
- Verfügbarkeit im Kalender prüfen
- Angebot mit Paketpreis erstellen
- Freigabe durch den Betrieb
- Bestätigung und Anzahlungslink versenden
- Erinnerung drei Tage vorher
Systeme, die hier typischerweise laufen
Das ist der Bestand, an den eine Automatisierung andockt. Genannt ist, was in dieser Branche verbreitet ist — das sagt nichts darüber, welches System bei Ihnen steht.
- Vinoshop, WeinBase oder Shopware im Verkauf
- Kassensysteme mit TSE
- Reservierungs- und Ticketwerkzeuge für Proben
- Warenwirtschaft mit Chargen- und Jahrgangsführung
- Lexoffice oder DATEV in der Buchhaltung
Worauf es hier besonders ankommt
Saison, Jahrgang und Kassenpflicht
Der Betrieb hat elf Monate Vorlauf und vier Wochen Hochbetrieb — Automatisierung muss die Spitze abfangen, nicht den Durchschnitt. Kassendaten unterliegen der TSE-Pflicht und dürfen nicht durch Zwischenschritte laufen, die die Belegkette unterbrechen.
Häufige Fragen
Wir haben schon eine Website. Muss die weg?
Meist nicht. Im Sichtbarkeits-Check sehen Sie, was fehlt. Oft sind es Angaben, die nur ergänzt werden müssen — dann ist das eine Sache von Tagen, nicht von Wochen.
Bringt das im Winter überhaupt etwas?
Gerade dann. Wer im Februar die Saison plant, sucht im Netz. Bis Sie in der Hochsaison gefunden werden wollen, muss die Grundlage stehen — sichtbar wird man nicht über Nacht, sondern über Monate.
Wir haben niemanden, der sich um Technik kümmert.
Das ist der Normalfall. Wir richten alles ein und übergeben es so, dass Sie nur noch Termine und Texte pflegen — oder wir übernehmen die Pflege ganz.
Sehen wir uns Ihren Betrieb an?
Der Sichtbarkeits-Check zeigt in wenigen Sekunden, wo Sie stehen. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Website prüfenTätig in Wiesbaden, Mainz, Frankfurt am Main, Rheingau-Taunus-Kreis.
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