Automatisierung für Steuerkanzleien
Belegeingang, Rückfragen und Fristen — die Arbeit, die vor der eigentlichen Arbeit liegt.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Ihre Kanzlei läuft über Empfehlung, und das funktioniert. Aber die Mandanten werden älter, Nachfolger suchen anders, und intern kostet jede Belegrunde mehr Zeit, als sie sollte.
- Die Website nennt Leistungen, aber beantwortet keine Frage, die jemand tatsächlich googelt
- Erstkontakt läuft ausschließlich über Telefon zu Bürozeiten
- Mandanten schicken Unterlagen per Mail, jemand sortiert sie von Hand
- Wiederkehrende Rückfragen binden Fachkräfte, die es nicht bräuchte
Was wir konkret tun
Fachfragen sichtbar beantworten
Seiten zu den Themen, nach denen Ihre Wunschmandanten suchen — verständlich, korrekt, und so ausgezeichnet, dass KI-Assistenten sie als Quelle nutzen können.
Erstkontakt entlasten
Terminbuchung und ein Vorab-Fragebogen, der die Standardangaben schon einsammelt. Das Erstgespräch beginnt inhaltlich statt mit Datenerfassung.
Belegwege automatisieren
Eingehende Unterlagen automatisch zuordnen und ablegen, statt sie von Hand zu sortieren.
KI im Team — mit klaren Regeln
Schulung und schriftliche Nutzungsrichtlinie. Gerade bei Mandantendaten ist entscheidend, was eben nicht in ein Werkzeug eingegeben werden darf.
Einstieg
Website ab 1.290 € · Automatisierung nach Analyse
Monatlicher Belegeingang eines Mandanten
So läuft der Vorgang heute — und genau an dieser Kette setzt eine Automatisierung an.
- Belege kommen per Portal, E-Mail und Papier
- Eingang prüfen und dem Mandanten zuordnen
- Fehlende Belege erkennen und anmahnen
- Vorkontierung vorbereiten
- Mitarbeiter prüft und bucht
- Rückfragen gebündelt an den Mandanten
Systeme, die hier typischerweise laufen
Das ist der Bestand, an den eine Automatisierung andockt. Genannt ist, was in dieser Branche verbreitet ist — das sagt nichts darüber, welches System bei Ihnen steht.
- DATEV (Unternehmen online, DMS, Eigenorganisation)
- Addison oder Agenda als Alternative
- Mandantenportale mit verschlüsseltem Belegupload
- Fristenkalender und Wiedervorlagesysteme
- Microsoft 365 mit Exchange
Worauf es hier besonders ankommt
Berufsrecht und Mandatsgeheimnis
Mandantendaten dürfen nicht in beliebige Dienste fließen. Für jeden eingesetzten Dienst braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB gilt auch für technische Dienstleister. Deshalb wird hier zuerst geklärt, welche Daten den Kanzleiserver überhaupt verlassen — häufig ist die Antwort: keine.
Häufige Fragen
Ist KI mit Mandantendaten überhaupt zulässig?
Kommt auf Werkzeug und Einsatz an. Genau deshalb gehört zu jeder Einführung eine schriftliche Regelung, welche Daten wo verarbeitet werden dürfen — und welche nicht. Ohne diesen Teil würden wir das Projekt nicht umsetzen.
Wir dürfen doch gar nicht frei werben.
Sie dürfen sachlich über Ihre Leistungen informieren — das ist etwas anderes als Reklame. Genau darauf zielt unser Ansatz: gefunden werden, weil Sie eine Frage gut beantworten.
Wie lange dauert so eine Umstellung?
Die Website in vier bis sechs Wochen. Automatisierung beginnen wir bewusst mit einem einzelnen Prozess, damit Sie den Nutzen sehen, bevor mehr investiert wird.
Sehen wir uns Ihren Betrieb an?
Der Sichtbarkeits-Check zeigt in wenigen Sekunden, wo Sie stehen. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Website prüfenTätig in Wiesbaden, Mainz, Frankfurt am Main, Rheingau-Taunus-Kreis.
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