Automatisierung für Architektur- und Ingenieurbüros
Projektkorrespondenz, Nachträge und Dokumentation — ohne dass abends noch Berichte nachgetragen werden.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Ein Projekt erzeugt über Jahre hunderte E-Mails, Pläne, Protokolle und Nachträge. Die Ablage funktioniert, solange jemand Zeit hat. In der heißen Phase hat niemand Zeit — und genau dann entstehen die Lücken, die später Geld kosten.
- Projektkorrespondenz liegt in privaten Postfächern statt am Projekt
- Nachträge werden zu spät dokumentiert und sind dann schwer durchsetzbar
- Protokolle entstehen abends aus handschriftlichen Notizen
- Planstände und Freigaben sind über mehrere Ordner verteilt
- Stundenaufschreibung für die HOAI-Abrechnung erfolgt aus dem Gedächtnis
Was ich konkret tue
Projektpost automatisch zuordnen
Eingehende E-Mails und Anhänge werden anhand von Projektnummer, Betreff und Absender dem richtigen Projekt zugeordnet und abgelegt.
Nachtragsrelevantes erkennen
Schreiben, die eine Leistungsänderung ankündigen, werden markiert und zur Prüfung vorgelegt — der Nachtrag entsteht, solange der Vorgang frisch ist.
Protokolle vorbereiten
Aus Terminnotizen entsteht ein Protokollentwurf mit offenen Punkten und Verantwortlichen. Geprüft und freigegeben wird er von der Projektleitung.
Fristen sichtbar machen
Prüf- und Einwendungsfristen aus dem Schriftverkehr landen im Projektkalender statt im Posteingang.
Einstieg
Automatisierung nach Prozessanalyse
Eingehendes Schreiben im laufenden Projekt
So läuft der Vorgang heute — und genau an dieser Kette setzt eine Automatisierung an.
- E-Mail mit Anhang trifft ein
- Projekt und Leistungsphase erkennen
- Dokumententyp bestimmen (Plan, Protokoll, Nachtrag, Rechnung)
- Fristrelevanz prüfen
- In die Projektablage einsortieren
- Projektleitung informieren, wenn eine Entscheidung ansteht
Systeme, die hier typischerweise laufen
Das ist der Bestand, an den eine Automatisierung andockt. Genannt ist, was in dieser Branche verbreitet ist — das sagt nichts darüber, welches System bei Ihnen steht.
- Autodesk Revit, ArchiCAD oder Allplan
- Projektplattformen wie think project, Awaro oder Dalux
- AVA-Software wie ORCA, California oder Nemetschek Auer
- Zeiterfassung mit Projekt- und Leistungsphasenbezug
- Nextcloud, SharePoint oder eigene Server für Plandaten
Worauf es hier besonders ankommt
HOAI-Nachweise und Beweislast
Leistungsphasen, Stundennachweise und Nachträge sind abrechnungsrelevant und im Streitfall Beweismittel. Automatisierung darf hier nichts zusammenfassen oder interpretieren — sie ordnet zu, legt ab und erinnert. Die inhaltliche Bewertung, ob eine Leistung ein Nachtrag ist, bleibt beim Planer.
Häufige Fragen
- Unsere Pläne liegen auf einem eigenen Server. Geht das trotzdem?
- Ja. Große Plandateien müssen den Server nicht verlassen — automatisiert wird der Vorgang drumherum: Zuordnung, Benennung, Ablage, Benachrichtigung. Die Datei selbst wird verschoben, nicht verschickt.
- Wie erkennt das System die Projektnummer?
- Über Betreff, Absender, Anhangsnamen und den Textanfang. Wo das nicht eindeutig ist, wird der Vorgang zur manuellen Zuordnung vorgelegt statt geraten — ein falsch abgelegtes Schreiben ist schlimmer als eines im Eingang.
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