Automatisierung für Hausverwaltungen und WEG-Verwalter
Mieteranliegen, Handwerkeraufträge und Abrechnungen — statt Telefon, Zettel und Rückruf.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Eine Verwaltung mit 800 Einheiten bekommt am Tag dutzende Anliegen — Heizung, Schlüssel, Lärm, Abrechnung. Jedes kommt per Telefon oder E-Mail, jedes braucht Zuordnung zu Objekt und Einheit, viele brauchen einen Handwerker. Das ist der Engpass, nicht die Verwaltung selbst.
- Anliegen kommen telefonisch und werden auf Zetteln notiert
- Die Zuordnung zu Objekt, Einheit und Eigentümer passiert im Kopf
- Handwerkeraufträge werden einzeln telefonisch vergeben und nicht nachgehalten
- Rechnungen der Dienstleister werden von Hand den Objekten zugeordnet
- Eigentümer fragen nach Sachständen, die niemand schnell zusammenstellen kann
Was ich konkret tue
Anliegen strukturiert aufnehmen
Ein Meldeweg, der Objekt, Einheit, Kategorie und Dringlichkeit direkt erfasst — per Formular, QR-Code im Hausflur oder E-Mail-Auswertung.
Handwerkerauftrag automatisch vorbereiten
Aus dem Anliegen entsteht ein Auftragsentwurf an den zuständigen Dienstleister, inklusive Objektadresse, Ansprechpartner und Zugangsdaten. Freigabe durch den Verwalter.
Belege den Objekten zuordnen
Eingehende Rechnungen werden ausgelesen, dem Objekt und der Kostenart zugeordnet und zur Freigabe vorgelegt — die Grundlage für eine Abrechnung, die nicht im Dezember entsteht.
Sachstand ohne Rückruf
Melder und Eigentümer sehen den Stand ihres Vorgangs, ohne anzurufen.
Einstieg
Automatisierung nach Prozessanalyse
Vom Mieteranliegen zum erledigten Auftrag
So läuft der Vorgang heute — und genau an dieser Kette setzt eine Automatisierung an.
- Meldung über Formular, E-Mail oder Telefonnotiz
- Objekt und Einheit zuordnen
- Kategorie und Dringlichkeit bestimmen
- Zuständigen Dienstleister ermitteln
- Auftragsentwurf erstellen
- Verwalter gibt frei
- Auftrag versenden, Termin nachhalten
- Rechnung dem Objekt zuordnen
Systeme, die hier typischerweise laufen
Das ist der Bestand, an den eine Automatisierung andockt. Genannt ist, was in dieser Branche verbreitet ist — das sagt nichts darüber, welches System bei Ihnen steht.
- Haufe PowerHaus, Domus, iX-Haus oder immoware24
- Objekt- und Einheitenstammdaten aus der Verwaltersoftware
- Dienstleister- und Handwerkerverzeichnisse
- Bankschnittstellen für Sollstellung und Mahnwesen
- Portale für Eigentümer und Mieter
Worauf es hier besonders ankommt
WEG-Recht und Beschlusslage
Was beauftragt werden darf, hängt an Beschlüssen und Verwaltervertrag — eine Automatisierung darf Aufträge deshalb vorbereiten, aber nicht selbstständig auslösen, sobald ein Betrag oder eine Maßnahme beschlussrelevant ist. Die Schwelle wird vorher festgelegt und ist der wichtigste Parameter im ganzen Ablauf.
Häufige Fragen
- Unsere Verwaltersoftware hat keine offene Schnittstelle.
- Das ist bei mehreren verbreiteten Systemen so. Dann läuft die Anbindung über Exporte, E-Mail-Verarbeitung oder — als letzte Möglichkeit — über die Oberfläche. Welcher Weg tragfähig ist, klärt die Prozessanalyse vorab, nicht die Rechnung hinterher.
- Wer haftet, wenn ein Auftrag falsch rausgeht?
- Deshalb geht kein Auftrag ohne Freigabe raus. Das System bereitet vor, ein Mensch bestätigt. Erst wenn ein Ablauf über Monate zuverlässig läuft, wird über eine Schwelle für Kleinstbeträge gesprochen — und auch die legen Sie fest.
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