Automatisierung für Sicherheits- und Bewachungsdienste
Dienstplanung, Nachweise und Objektberichte — Dokumentation, die rechtlich verlangt wird.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Der Dienstplan ist das Herz des Betriebs — und der Ort, an dem jede Krankmeldung eine Telefonkette auslöst. Gleichzeitig verlangt der Gesetzgeber Nachweise über Qualifikation und Zuverlässigkeit jedes eingesetzten Mitarbeiters.
- Ausfälle werden telefonisch aufgelöst, oft mitten in der Nacht
- Qualifikationsnachweise und Sachkundeprüfungen laufen ab, ohne dass es auffällt
- Objektberichte kommen handschriftlich und werden abgetippt
- Einsatzzeiten und Zuschläge werden für die Abrechnung von Hand zusammengerechnet
- Kunden verlangen Nachweise über erbrachte Rundgänge
Was ich konkret tue
Ausfälle strukturiert auflösen
Bei einer Krankmeldung werden qualifizierte, verfügbare Mitarbeiter ermittelt und angefragt — statt einer Telefonliste von oben nach unten.
Qualifikationen überwachen
Sachkundeprüfung, Unterrichtungsnachweis und Registereintrag bekommen Ablauffristen mit Vorwarnung, statt bei einer Kontrolle aufzufallen.
Objektberichte digital
Rundgänge, Vorkommnisse und Kontrollpunkte werden vor Ort erfasst — mit Zeitstempel, der als Nachweis taugt.
Abrechnung vorbereiten
Aus Einsatzzeiten, Zuschlägen und Objektzuordnung entsteht die Abrechnungsgrundlage automatisch.
Einstieg
Automatisierung nach Prozessanalyse
Krankmeldung in der Nachtschicht
So läuft der Vorgang heute — und genau an dieser Kette setzt eine Automatisierung an.
- Ausfall wird gemeldet
- Betroffenes Objekt und Anforderungsprofil ermitteln
- Qualifizierte und verfügbare Mitarbeiter bestimmen
- Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit prüfen
- Anfragen versenden
- Zusage bestätigen und Plan aktualisieren
- Kunde und Objektleitung informieren
Systeme, die hier typischerweise laufen
Das ist der Bestand, an den eine Automatisierung andockt. Genannt ist, was in dieser Branche verbreitet ist — das sagt nichts darüber, welches System bei Ihnen steht.
- Dienstplanung wie Vulcan, SecuPlan oder branchenübliche Schichtwerkzeuge
- Mobile Erfassung mit NFC-Kontrollpunkten
- Bewachungsregister nach § 11b GewO
- Zeiterfassung mit Zuschlagsregeln
- Lohnabrechnung mit Tarifbindung
Worauf es hier besonders ankommt
§ 34a GewO und das Bewachungsregister
Wer im Bewachungsgewerbe eingesetzt wird, braucht je nach Tätigkeit Unterrichtung oder Sachkundeprüfung und muss im Bewachungsregister eingetragen sein. Ein Einsatz ohne gültigen Nachweis ist eine Ordnungswidrigkeit und gefährdet die Erlaubnis des Betriebs. Eine Dienstplanung darf deshalb Mitarbeiter mit abgelaufenem Nachweis gar nicht erst vorschlagen — diese Prüfung gehört als harte Sperre in den Ablauf, nicht als Erinnerung.
Häufige Fragen
- Kann ein System nachts selbst Mitarbeiter anrufen?
- Es kann Anfragen versenden und Zusagen entgegennehmen. Ob daraus ein Anruf wird, entscheiden Sie — viele Betriebe kombinieren: erst Nachricht an alle Infrage kommenden, dann Anruf bei denen, die reagiert haben. Das kürzt die Kette erheblich.
- Unsere Kunden wollen Papierberichte.
- Die bekommen sie weiterhin — nur erzeugt statt abgetippt. Die digitale Erfassung ist die Quelle, das Papier das Ergebnis.
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