Der Prozess entscheidet, nicht die Branche
Ein Angebot entsteht bei einer Kanzlei fast genauso wie bei einem Metallbauer: Anfrage lesen, Daten heraussuchen, Angebot bauen, prüfen, versenden, nachfassen. Deshalb ist die entscheidende Frage nicht, in welcher Branche Sie arbeiten, sondern welcher Ablauf Sie Zeit kostet.
Woran Sie merken, dass sich etwas lohnt
Sechs Abläufe, die in fast jedem Betrieb vorkommen. Trifft einer davon auf Sie zu, gibt es etwas zu holen.
Anfragen kommen über fünf Kanäle
E-Mail, Telefon, Formular, WhatsApp, Portal — und niemand weiß, was schon beantwortet ist.
überall dort, wo mehr als eine Person Kundenkontakt hat
Angebote werden jedes Mal neu zusammengesucht
Preise aus einer Tabelle, Textbausteine aus dem letzten Angebot, Kundendaten aus dem CRM.
Handwerk, Bau, Beratung, Agenturen, Großhandel
Belege werden abgetippt
Rechnungen, Lieferscheine und Stundenzettel wandern per Hand in die Buchhaltung.
jeder Betrieb mit Wareneingang oder Fremdleistungen
Termine kosten Telefonate
Vereinbaren, verschieben, erinnern — und trotzdem erscheint jemand nicht.
Praxen, Kanzleien, Werkstätten, Beratung, Gastronomie
Dokumentation entsteht abends
Protokolle, Berichte und Übergaben werden nachgetragen, wenn eigentlich Feierabend ist.
Bau, Pflege, Instandhaltung, Projektgeschäft
Zahlen liegen in vier Systemen
Wer eine Auswertung will, exportiert erst einmal drei Dateien und baut sie in Excel zusammen.
sobald es Geschäftsführung, Vertrieb und Buchhaltung getrennt gibt
Wo diese Abläufe vorkommen
61 Betriebsarten, in denen sich die oben genannten Abläufe typischerweise finden. Die Liste ist nicht abschließend — sie soll zeigen, dass es nicht auf die Branche ankommt.
Bau & Planung
- Architekturbüros
- Ingenieurbüros
- Bauunternehmen
- Projektsteuerung
- VermessungAuftragsannahme, Katasterunterlagen anfordern, Messprotokolle ablegen
- Sachverständige & GutachterAuftragseingang, Terminvereinbarung, Gutachten aus Textbausteinen vorbereiten
Beratung, Recht & Finanzen
- Steuerkanzleien
- Rechtsanwaltskanzleien
- WirtschaftsprüfungMandantenunterlagen anfordern, Vollständigkeit prüfen, Fristen nachhalten
- UnternehmensberatungAngebotserstellung, Projektdokumentation, Stunden- und Reisekostenabrechnung
- VersicherungsmaklerKundenanfragen erfassen, Angebote vergleichen, Vertragsfristen überwachen
- Finanz- & ImmobilienberatungUnterlagen anfordern, Beratungsprotokolle vorbereiten, Wiedervorlagen setzen
- PersonalberatungBewerbungen auslesen, Profile aufbereiten, Rückmeldungen automatisieren
Gesundheit & Pflege
- Arztpraxen
- Zahnarztpraxen
- Physiotherapie & Ergotherapie
- HeilpraktikerTerminanfragen kanalisieren, Anamnesebögen vorab, Rechnungen nach GebüH
- Ambulante Pflegedienste
- SanitätshäuserVerordnungen prüfen, Kostenvoranschläge an Kassen, Lieferstatus melden
- LaboreAuftragseingang, Probenverfolgung, Befundversand an Einsender
Handel & Produktion
- Groß- & FachhandelBestellungen aus E-Mail und EDI, Verfügbarkeit melden, Rechnungen zuordnen
- OnlinehandelBestellungen aus mehreren Kanälen, Retouren bearbeiten, Kundenanfragen vorsortieren
- KleinserienfertigungAnfragen kalkulieren, Fertigungspapiere erzeugen, Liefertermine melden
- LebensmittelhandwerkVorbestellungen annehmen, Wareneinsatz auswerten, Allergenangaben pflegen
- Autohäuser
- Ersatzteil- & ZubehörhandelTeileanfragen beantworten, Verfügbarkeit prüfen, Angebote versenden
Immobilien & Verwaltung
- Hausverwaltungen
- Immobilienmakler
- Facility ManagementStörmeldungen aufnehmen, Aufträge an Dienstleister, Wartungsintervalle nachhalten
- WohnungsgenossenschaftenMieteranliegen erfassen, Handwerkeraufträge auslösen, Belege zuordnen
Dienstleistung & IT
- AgenturenProjektanfragen qualifizieren, Angebote erstellen, Zeiten und Budgets nachhalten
- IT-Dienstleister
- ReinigungsunternehmenObjektplanung, Ausfälle umverteilen, Leistungsnachweise erfassen
- Sicherheitsdienste
- Personaldienstleister
- Event- & MessebauAnfragen aufnehmen, Angebote kalkulieren, Auf- und Abbau koordinieren
- ÜbersetzungsbürosAnfragen mit Wortzahl kalkulieren, Aufträge verteilen, Liefertermine überwachen
Logistik & Verkehr
- Speditionen
- Kurier- & Lieferdienste
- UmzugsunternehmenBesichtigungstermine, Angebote aus Volumendaten, Touren- und Personalplanung
- FuhrparkbetriebeUVV- und HU-Termine nachhalten, Schäden dokumentieren, Kosten je Fahrzeug
Gastgewerbe & Freizeit
- Restaurants & Cafés
- Hotels & Pensionen
- Catering
- Weingüter
- Fitness- & FreizeitanlagenMitgliedsanträge, Vertragsfristen und Kündigungen, Kursbelegung
Bildung, Vereine & Organisationen
- FahrschulenAnmeldungen erfassen, Fahrstunden planen, Prüfungstermine nachhalten
- Bildungsträger & AkademienAnmeldungen, Teilnehmerlisten, Nachweise für Kostenträger
- Musik- & SprachschulenKursanmeldungen, Stundenplanung, Beiträge und Ausfälle
- Verbände & KammernMitgliederanfragen, Beitragsläufe, Veranstaltungsanmeldungen
- Vereine & StiftungenMitgliederverwaltung, Beitragseinzug, Spendenbescheinigungen
- Soziale TrägerLeistungsdokumentation, Abrechnung mit Kostenträgern, Dienstplanung
Farbig hervorgehobene Einträge führen zu einer ausführlichen Seite mit den Systemen, Abläufen und rechtlichen Besonderheiten dieser Branche. Bei den übrigen steht, was sich dort typischerweise zuerst lohnt.
Nicht dabei? Das heißt nichts. Entscheidend ist, ob es bei Ihnen einen wiederkehrenden Ablauf gibt, der heute von Hand läuft — und das lässt sich in einem Gespräch schneller klären als über eine Liste.
Welcher Ablauf kostet Sie heute am meisten Zeit?
30 Minuten, kostenlos: Wir gehen einen konkreten Vorgang aus Ihrem Betrieb durch — unabhängig davon, in welcher Branche er stattfindet.
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