Prozesse automatisieren in der Rechtsanwaltskanzlei
Mandatsanfragen, Fristen und Akten — ohne dass Mandantendaten die Kanzlei verlassen.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die Kanzlei arbeitet gut, aber jede Mandatsanfrage durchläuft dieselben Handgriffe: Anfrage lesen, Kollisionsprüfung, Erstberatung terminieren, Mandat anlegen, Akte aufsetzen. Bei fünf Anfragen am Tag ist das eine halbe Stelle.
- Mandatsanfragen kommen über Telefon, E-Mail, Formular und Portale und werden mehrfach erfasst
- Die Kollisionsprüfung läuft von Hand gegen das Aktenverzeichnis
- Fristen stehen im Kalender, aber die Auslöser dafür in E-Mails
- Posteingang wird gescannt, aber nicht automatisch der Akte zugeordnet
- Mandanten fragen nach dem Sachstand, weil sie keinen Zugang haben
Was ich konkret tue
Mandatsanfragen strukturiert erfassen
Ein Formular, das Rechtsgebiet, Gegenseite und Sachverhalt sauber abfragt, statt Freitext per E-Mail. Die Angaben landen direkt strukturiert in der Kanzleisoftware.
Kollisionsprüfung vorbereiten
Namen der Gegenseite werden automatisch gegen den Bestand geprüft und ein Ergebnis vorgelegt. Die Entscheidung trifft weiterhin der Anwalt — das ist Berufsausübung, nicht Datenverarbeitung.
Posteingang der Akte zuordnen
Eingehende Schreiben werden ausgelesen, dem Aktenzeichen zugeordnet und abgelegt. Fristauslösende Schriftstücke werden erkannt und zur Prüfung vorgelegt.
Sachstand ohne Rückruf
Ein Mandantenportal, das den Stand zeigt, senkt die Zahl der Statusanrufe spürbar — ohne dass jemand etwas herausgeben muss, was nicht freigegeben ist.
Einstieg
Automatisierung nach Prozessanalyse
Von der Anfrage zum angelegten Mandat
So läuft der Vorgang heute — und genau an dieser Kette setzt eine Automatisierung an.
- Anfrage über Formular oder E-Mail
- Rechtsgebiet und Sachverhalt strukturiert erfassen
- Kollisionsprüfung gegen den Bestand
- Anwalt entscheidet über Annahme
- Mandat und Akte anlegen
- Vollmacht und Mandatsbedingungen versenden
- Erstberatung terminieren
Systeme, die hier typischerweise laufen
Das ist der Bestand, an den eine Automatisierung andockt. Genannt ist, was in dieser Branche verbreitet ist — das sagt nichts darüber, welches System bei Ihnen steht.
- RA-MICRO, AnNoText, Advoware oder NoRA
- beA für den elektronischen Rechtsverkehr
- Dokumentenmanagement mit Aktenbezug
- Fristenkalender mit Vorfristen
- Microsoft 365 oder eigener Exchange
Worauf es hier besonders ankommt
Verschwiegenheit ist strafbewehrt
§ 203 StGB gilt auch für technische Dienstleister. Ein Sprachmodell, das Mandatsinhalte verarbeitet, muss vertraglich und technisch so eingebunden sein, dass keine Inhalte zu Trainingszwecken abfließen — oder es wird für diesen Schritt gar nicht eingesetzt. In der Praxis läuft die Vorqualifizierung deshalb häufig über Regeln statt über ein Modell, und das Modell kommt erst dort zum Einsatz, wo keine Mandatsdaten betroffen sind.
Häufige Fragen
- Dürfen Mandatsdaten überhaupt durch eine KI laufen?
- Nur unter Bedingungen, die vorher geklärt sein müssen: Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Nutzung der Inhalte zu Trainingszwecken, Verarbeitung in der EU. In vielen Kanzleien ist die pragmatische Antwort trotzdem, den Kern der Akte gar nicht erst durch ein Modell zu schicken und stattdessen die Vorgänge drumherum zu automatisieren — Posteingang, Fristen, Terminierung.
- Was ist mit beA?
- Das beA-Postfach ist ein geschlossenes System und wird nicht umgangen. Automatisiert wird, was vor und nach dem beA passiert: Zuordnung zur Akte, Fristerfassung, Wiedervorlage.
- Ersetzt das Kanzleipersonal?
- Nein. Es nimmt die Doppelerfassung ab. Die Entscheidungen — Annahme des Mandats, Fristberechnung, rechtliche Bewertung — bleiben, wo sie hingehören.
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