Automatisierung für ambulante Pflegedienste
Dienstplanung, Leistungsnachweise und Abrechnung mit den Kassen — der Verwaltungsteil der Pflege.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die Pflege selbst lässt sich nicht automatisieren, der Papierkram drumherum schon. Touren planen, Ausfälle umverteilen, Leistungsnachweise sammeln, mit Kassen abrechnen, Angehörige informieren — das bindet Leitungskräfte, die in der Pflege fehlen.
- Krankmeldungen werfen die Tourenplanung über den Haufen und werden per Telefon aufgelöst
- Leistungsnachweise kommen auf Papier und werden abgetippt
- Abrechnungen mit Kassen werden wegen Formfehlern zurückgewiesen
- Angehörige rufen an, um zu erfahren, ob der Dienst da war
- Pflegedokumentation entsteht im Auto zwischen zwei Terminen
Was ich konkret tue
Ausfälle schneller auflösen
Bei einer Krankmeldung werden betroffene Touren erkannt und Vorschläge für die Umverteilung erstellt — die Entscheidung trifft die Pflegedienstleitung.
Leistungsnachweise digital erfassen
Erbrachte Leistungen werden vor Ort erfasst statt abends abgetippt. Fehlende Unterschriften und Lücken fallen sofort auf.
Abrechnung vorprüfen
Vor dem Einreichen wird auf die Formfehler geprüft, die erfahrungsgemäß zu Rückweisungen führen.
Angehörige informieren
Ein Weg für Standardauskünfte, der keine Pflegedaten preisgibt und trotzdem die Frage beantwortet, ob der Besuch stattgefunden hat.
Einstieg
Automatisierung nach Prozessanalyse
Krankmeldung am Morgen
So läuft der Vorgang heute — und genau an dieser Kette setzt eine Automatisierung an.
- Mitarbeiter meldet sich krank
- Betroffene Touren und Klienten ermitteln
- Qualifikationen und Arbeitszeiten prüfen
- Umverteilungsvorschlag erstellen
- Pflegedienstleitung entscheidet
- Betroffene Mitarbeiter informieren
- Klienten oder Angehörige benachrichtigen
Systeme, die hier typischerweise laufen
Das ist der Bestand, an den eine Automatisierung andockt. Genannt ist, was in dieser Branche verbreitet ist — das sagt nichts darüber, welches System bei Ihnen steht.
- Pflegesoftware wie Vivendi, Snap, MediFox oder Godo
- Mobile Datenerfassung auf der Tour
- Abrechnungsschnittstellen nach § 302 SGB V
- Dienstplanung mit Qualifikations- und Arbeitszeitregeln
- Telefonanlage mit Rufweiterleitung
Worauf es hier besonders ankommt
Pflegedaten und Arbeitszeitrecht
Pflegedokumentation enthält Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO und bleibt in der Pflegesoftware. Automatisiert wird die Organisation — Dienstplan, Tour, Nachweisvollständigkeit, Benachrichtigung. Bei der Umverteilung von Touren sind zusätzlich Arbeitszeitgesetz und Qualifikationsanforderungen harte Grenzen: Ein Vorschlag, der eine Ruhezeit verletzt, darf gar nicht erst entstehen.
Häufige Fragen
- Kann ein System entscheiden, wer eine Tour übernimmt?
- Es schlägt vor, es entscheidet nicht. Qualifikation, Belastung und Beziehung zum Klienten sind Faktoren, die eine Leitungskraft besser einschätzt. Was das System abnimmt, ist das Durchtelefonieren.
- Unsere Pflegesoftware ist geschlossen.
- Mehrere verbreitete Systeme sind das. Dann läuft es über Exporte und die Vorgänge außerhalb der Software — Dienstplanung, Kommunikation, Nachweisprüfung. Was im System bleiben muss, bleibt im System.
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