Automatisierung für Personaldienstleister
Bewerbungen, Einsatzplanung und Stundenzettel — dreimal dieselben Daten in drei Systemen.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Der Markt ist leergefegt, trotzdem bleiben Bewerbungen tagelang liegen — weil die Disposition zwischen Kundenanfragen, Einsatzplanung und Stundenzetteln aufgerieben wird. Wer zuerst zurückruft, bekommt den Bewerber.
- Bewerbungen kommen über Portale, E-Mail und Telefon und werden mehrfach erfasst
- Die Rückmeldung an Bewerber dauert zu lange und kostet Kandidaten
- Kundenanfragen und verfügbare Mitarbeiter werden im Kopf abgeglichen
- Stundenzettel kommen auf Papier, verspätet oder gar nicht
- Abrechnung und Lohn hängen an genau diesen Stundenzetteln
Was ich konkret tue
Bewerbungen sofort beantworten
Eingehende Bewerbungen werden ausgelesen, im Bewerbermanagement angelegt und binnen Minuten bestätigt — mit den Rückfragen, die für die Einordnung fehlen.
Einsätze schneller besetzen
Kundenanfrage und verfügbare Qualifikationen werden abgeglichen und ein Vorschlag erstellt. Die Entscheidung trifft die Disposition.
Stundenzettel digital erfassen
Erfassung beim Kunden statt auf Papier, mit Freigabe durch den Einsatzbetrieb. Fehlende Zettel fallen vor der Abrechnung auf, nicht danach.
Abrechnung vorbereiten
Aus freigegebenen Stunden entsteht die Grundlage für Kundenrechnung und Lohnabrechnung — geprüft wird sie weiterhin.
Einstieg
Automatisierung nach Prozessanalyse
Von der Bewerbung zum abgerechneten Einsatz
So läuft der Vorgang heute — und genau an dieser Kette setzt eine Automatisierung an.
- Bewerbung über Portal oder E-Mail
- Daten auslesen und Profil anlegen
- Eingangsbestätigung mit Rückfragen
- Qualifikation und Verfügbarkeit klären
- Kundenanfrage abgleichen
- Einsatz planen und Arbeitnehmerüberlassungsvertrag
- Stunden erfassen und freigeben
- Rechnung und Lohn vorbereiten
Systeme, die hier typischerweise laufen
Das ist der Bestand, an den eine Automatisierung andockt. Genannt ist, was in dieser Branche verbreitet ist — das sagt nichts darüber, welches System bei Ihnen steht.
- Branchensoftware wie zvoove, Landwehr oder Prosoft
- Bewerbermanagement mit Portalanbindung
- Zeiterfassung beim Einsatzbetrieb
- Lohnabrechnung mit DEÜV-Meldungen
- Jobbörsen und Multiposting-Dienste
Worauf es hier besonders ankommt
AÜG, Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer
Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz setzt harte Grenzen: Nach neun Monaten greift Equal Pay, nach 18 Monaten die Höchstüberlassungsdauer beim selben Entleiher. Beides muss je Mitarbeiter und Einsatzbetrieb nachgehalten werden — ein Überschreiten führt zur Unwirksamkeit der Überlassung und zum Arbeitsverhältnis beim Entleiher. Diese Fristen gehören überwacht, nicht erinnert: Sie sind der teuerste Fehler der Branche.
Häufige Fragen
- Darf eine KI Bewerbungen vorsortieren?
- Vorsortieren nach objektiven Kriterien wie Qualifikation und Verfügbarkeit: ja. Eine Ablehnungsentscheidung allein durch ein System wäre wegen des AGG heikel und ist auch fachlich schlecht. Deshalb bereitet das System auf, entschieden wird von Menschen.
- Unsere Kunden wollen ihre eigenen Stundenzettel.
- Das bleibt so. Automatisiert wird das Einsammeln, Auslesen und Zuordnen — nicht das Formular des Kunden.
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