Automatisierung für Kfz-Werkstätten und Autohäuser
Terminannahme, Kostenvoranschläge und Rückfragen zum Reparaturstand binden den Serviceberater.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Der Serviceberater ist der Engpass. Er nimmt Termine an, erklärt Kostenvoranschläge, ruft wegen Freigaben an und beantwortet die Frage, ob das Auto fertig ist — während in der Werkstatt gewartet wird.
- Terminannahme läuft telefonisch und blockiert die Annahme
- Kostenvoranschläge werden aus Herstellervorgaben und Teilepreisen von Hand zusammengesetzt
- Freigaben für Zusatzarbeiten kosten mehrere Anrufversuche
- Kunden rufen an, um den Reparaturstand zu erfahren
- Serviceintervalle und HU-Termine werden nicht systematisch nachgehalten
Was ich konkret tue
Terminannahme entlasten
Terminwünsche werden strukturiert erfasst — Fahrzeug, Anliegen, Wunschtermin — und mit der Kapazitätsplanung abgeglichen, bevor jemand zum Hörer greift.
Freigaben ohne Telefonkette
Zusatzarbeiten werden mit Foto, Beschreibung und Preis zur Freigabe geschickt. Der Kunde bestätigt digital, die Antwort landet im Auftrag.
Status ohne Rückruf
Der Kunde sieht, in welchem Schritt sein Fahrzeug ist. Das nimmt die häufigste Frage aus der Leitung.
Serviceerinnerungen auslösen
HU-Termine, Inspektionsintervalle und Räderwechsel werden aus den Fahrzeugdaten nachgehalten und rechtzeitig angeboten.
Einstieg
Automatisierung nach Prozessanalyse
Vom Terminwunsch zur Fahrzeugrückgabe
So läuft der Vorgang heute — und genau an dieser Kette setzt eine Automatisierung an.
- Terminwunsch mit Fahrzeug und Anliegen
- Kapazität und Teileverfügbarkeit prüfen
- Termin bestätigen
- Auftragsannahme und Fahrzeugaufnahme
- Zusatzarbeiten erkannt, Freigabe einholen
- Kunde bestätigt digital
- Fertigmeldung und Rechnung
- Serviceerinnerung für das nächste Intervall
Systeme, die hier typischerweise laufen
Das ist der Bestand, an den eine Automatisierung andockt. Genannt ist, was in dieser Branche verbreitet ist — das sagt nichts darüber, welches System bei Ihnen steht.
- Werkstattsoftware wie Werbas, CarIT, ASA-Netzwerk oder Loco-Soft
- Kalkulationssysteme wie DAT SilverDAT oder Audatex
- Teilekataloge und Lieferantenanbindungen
- Herstellerportale bei Vertragswerkstätten
- Kassensysteme mit TSE
Worauf es hier besonders ankommt
Kostenvoranschlag, Freigabe und Beweislage
Eine Reparatur darf den Kostenvoranschlag nicht wesentlich überschreiten, ohne dass der Kunde zugestimmt hat — die Freigabe muss deshalb nachweisbar dokumentiert sein, mit Zeitpunkt und Umfang. Eine automatisierte Freigabeanfrage ist hier nicht nur bequem, sondern erzeugt genau den Nachweis, der bei Streit fehlt. Bei Vertragswerkstätten kommen Herstellervorgaben zur Dokumentation hinzu.
Häufige Fragen
- Unsere Werkstattsoftware ist alt und hat keine Schnittstelle.
- Das ist der Normalfall. Dann läuft die Anbindung über Exporte, E-Mail-Verarbeitung oder Datenbankzugriff. Was tragfähig ist, klärt die Prozessanalyse vorab — nicht die Rechnung hinterher.
- Kunden wollen doch anrufen.
- Viele schon. Es geht nicht darum, das Telefon abzuschaffen, sondern die Anrufe zu vermeiden, die niemand führen will — „ist mein Auto fertig?“. Wer trotzdem anruft, ruft an.
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