Automatisierung für Speditionen und Logistikbetriebe
Transportaufträge, Statusabfragen und Ablieferbelege — der Papierkram hinter jeder Fahrt.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Aufträge kommen als PDF, im Portal des Verladers oder per E-Mail. Jeder wird abgetippt. Dazu kommen am Tag dutzende Statusanfragen — „wo steht der LKW?“ — und am Monatsende der Abgleich von Ablieferbelegen mit Rechnungen.
- Transportaufträge werden aus PDFs in die Disposition abgetippt
- Jeder Verlader hat sein eigenes Portal mit eigenem Format
- Statusanfragen binden die Disposition am Telefon
- Ablieferbelege kommen als Foto und werden manuell zugeordnet
- Fehlende Belege fallen erst bei der Rechnungsprüfung auf
Was ich konkret tue
Aufträge automatisch erfassen
Auftrags-PDFs und Portalmeldungen werden ausgelesen und als Auftragsentwurf in die Disposition übernommen — mit Ladestelle, Entladestelle, Zeitfenster und Ladungsdaten.
Statusanfragen selbst beantworten
Der Verlader sieht den Stand, ohne anzurufen. Was heute drei Telefonate sind, wird eine Abfrage.
Ablieferbelege zuordnen
Fotografierte Belege werden ausgelesen, der Sendung zugeordnet und abgelegt. Fehlende Belege werden erkannt, bevor die Rechnung rausgeht.
Abrechnung vorbereiten
Aus Aufträgen und Belegen entsteht die Abrechnungsgrundlage — geprüft wird sie weiterhin von Hand.
Einstieg
Automatisierung nach Prozessanalyse
Vom Auftragseingang zur Abrechnung
So läuft der Vorgang heute — und genau an dieser Kette setzt eine Automatisierung an.
- Auftrag als PDF oder Portalmeldung
- Lade- und Entladedaten auslesen
- Auftragsentwurf in der Disposition
- Disponent prüft und plant
- Statusmeldungen an den Verlader
- Ablieferbeleg erfassen und zuordnen
- Abrechnungsgrundlage erstellen
Systeme, die hier typischerweise laufen
Das ist der Bestand, an den eine Automatisierung andockt. Genannt ist, was in dieser Branche verbreitet ist — das sagt nichts darüber, welches System bei Ihnen steht.
- Transportmanagement wie CarLo, TIS, Winsped oder cargo support
- Telematik von TomTom, Webfleet oder Fahrzeugherstellern
- EDI-Formate wie EDIFACT und Verladerportale
- Scan-Apps für Ablieferbelege
- Zoll- und Gefahrgutdokumentation
Worauf es hier besonders ankommt
Lenkzeiten, Gefahrgut und Nachweispflichten
Ablieferbelege sind Beweismittel für die Frachtforderung und unterliegen Aufbewahrungsfristen. Bei Gefahrgut kommen Dokumentationspflichten nach ADR hinzu, bei Zollverkehren weitere. Automatisierung darf hier ausschließlich erfassen und ablegen — sie darf keine Angaben ergänzen, die auf dem Original nicht stehen.
Häufige Fragen
- Jeder Verlader hat ein anderes PDF. Funktioniert das trotzdem?
- Genau dafür eignet sich die Kombination aus Textauslesung und Sprachmodell: Sie erkennt Felder auch dann, wenn sie an anderer Stelle stehen. Bei unsicheren Feldern wird nachgefragt statt geraten — ein falsches Zeitfenster ist teurer als ein Rückfrageklick.
- Unsere Fahrer fotografieren die Belege mit dem Handy.
- Das reicht. Aus dem Foto werden Sendungsnummer und Empfängerangaben gelesen und der Beleg der Sendung zugeordnet. Unlesbare Aufnahmen werden zurückgemeldet, solange der Fahrer noch vor Ort ist.
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