Automatisierung für Immobilienmakler
Anfragen auf ein Exposé, Besichtigungen und Unterlagenprüfung — bei jedem Objekt dieselbe Kette.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Ein gut geschnittenes Objekt bringt binnen Tagen dutzende Anfragen. Die meisten passen nicht — aber jede einzelne muss gelesen, beantwortet und eingeordnet werden. Gleichzeitig fehlen bei den Interessenten, die passen, regelmäßig die Unterlagen.
- Portalanfragen kommen als E-Mail ohne die Angaben, die für eine Einordnung nötig sind
- Besichtigungstermine werden einzeln telefonisch abgestimmt
- Finanzierungsbestätigung und Selbstauskunft müssen einzeln angefordert werden
- Die Identitätsprüfung nach Geldwäschegesetz wird spät und lückenhaft dokumentiert
- Objektunterlagen liegen verteilt und werden für jeden Interessenten neu zusammengestellt
Was ich konkret tue
Anfragen vorqualifizieren
Ein strukturierter Rückfrageweg erfasst Haushaltsgröße, Finanzierungsstand und Zeitrahmen. Wer nicht antwortet, war nicht ernsthaft interessiert — das spart die Hälfte der Arbeit.
Besichtigungen bündeln
Termine werden aus verfügbaren Fenstern angeboten und bestätigt, statt einzeln telefonisch verhandelt.
Unterlagen automatisch anfordern
Selbstauskunft, Finanzierungsbestätigung und Ausweisdaten werden strukturiert und erinnert angefordert — mit Frist statt mit Nachtelefonieren.
Objektunterlagen einmal aufbereiten
Grundriss, Energieausweis, Teilungserklärung und Protokolle liegen an einer Stelle und werden nach Freigabe geteilt.
Einstieg
Automatisierung nach Prozessanalyse
Von der Portalanfrage zum Notartermin
So läuft der Vorgang heute — und genau an dieser Kette setzt eine Automatisierung an.
- Anfrage über Portal oder Website
- Rückfrage zu Finanzierung und Zeitrahmen
- Interessent einordnen
- Besichtigungstermin anbieten
- Unterlagen anfordern und prüfen
- Identität nach GwG feststellen und dokumentieren
- Reservierung und Notartermin
Systeme, die hier typischerweise laufen
Das ist der Bestand, an den eine Automatisierung andockt. Genannt ist, was in dieser Branche verbreitet ist — das sagt nichts darüber, welches System bei Ihnen steht.
- Maklersoftware wie onOffice, FlowFact, Propstack oder immoware24
- Portalanbindungen zu ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen
- Identitätsprüfung für die Geldwäscheprüfung
- Digitale Signatur für Reservierungs- und Maklerverträge
- Cloud-Ablage für Objektunterlagen
Worauf es hier besonders ankommt
Geldwäschegesetz und Energieausweis
Makler sind Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz: Die Identität der Vertragsparteien muss festgestellt und die Prüfung fünf Jahre dokumentiert werden. Das ist kein Beiwerk, sondern bußgeldbewehrt — und ein Ablauf, der sich sauber automatisiert dokumentieren lässt. Ebenso pflichtig: Die Angaben aus dem Energieausweis müssen bereits in der Anzeige stehen, nicht erst bei der Besichtigung.
Häufige Fragen
- Verschreckt eine automatische Rückfrage die Interessenten?
- Die ernsthaften nicht. Wer ein Objekt wirklich will, beantwortet drei Fragen. Die Rückfrage filtert genau die Anfragen heraus, die ohnehin nie zu einer Besichtigung geführt hätten.
- Darf die Identitätsprüfung digital laufen?
- Ja, unter den Bedingungen des GwG — es gibt dafür etablierte Verfahren. Wichtig ist die revisionssichere Dokumentation, und genau die wird bei manueller Erfassung am häufigsten lückenhaft.
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