Automatisierung für Physiotherapie- und Heilmittelpraxen
Rezeptprüfung, Terminserien und Absagen — Verwaltung, die zwischen den Behandlungen passiert.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Zwischen zwei Patienten liegen zehn Minuten, in denen das Telefon klingelt, ein Rezept geprüft und ein Termin verschoben werden muss. Wer eine Serie von zwölf Terminen plant, blockiert damit die Anmeldung für den Rest des Vormittags.
- Verordnungen werden von Hand auf Formfehler geprüft und bei Fehlern zurückgeschickt
- Terminserien werden einzeln in den Kalender eingetragen
- Kurzfristige Absagen lassen Behandlungszeit ungenutzt
- Rezeptfristen laufen ab, bevor die Serie abgeschlossen ist
- Die Abrechnung wird wegen Formfehlern gekürzt oder abgewiesen
Was ich konkret tue
Verordnungen vorprüfen
Beim Eingang wird auf die Fehler geprüft, die zu Absetzungen führen — Diagnosegruppe, Heilmittel, Frequenz, Datum, Unterschrift. Fehlt etwas, geht die Rückfrage sofort an die verordnende Praxis.
Terminserien in einem Schritt
Eine Verordnung über zwölf Einheiten wird als Serie geplant, die zu Therapeut, Raum und Fristen passt.
Ausfälle nachbesetzen
Sagt jemand ab, wird die Lücke automatisch Patienten mit passender Verordnung angeboten.
Abrechnung vorprüfen
Vor dem Einreichen wird auf Vollständigkeit und Fristen geprüft — Absetzungen entstehen fast immer aus Formfehlern.
Einstieg
Automatisierung nach Prozessanalyse
Von der Verordnung zur abgerechneten Serie
So läuft der Vorgang heute — und genau an dieser Kette setzt eine Automatisierung an.
- Verordnung kommt in die Praxis
- Formale Prüfung auf Absetzungsrisiken
- Bei Fehlern Rückfrage an die verordnende Praxis
- Terminserie planen
- Erinnerungen vor jedem Termin
- Behandlung dokumentieren
- Fristen und Vollständigkeit prüfen
- Abrechnung einreichen
Systeme, die hier typischerweise laufen
Das ist der Bestand, an den eine Automatisierung andockt. Genannt ist, was in dieser Branche verbreitet ist — das sagt nichts darüber, welches System bei Ihnen steht.
- Praxissoftware wie Theorg, Starke Praxis, Optica oder Buchner
- Abrechnungsschnittstellen nach § 302 SGB V
- Terminwerkzeuge mit Serienplanung
- Erinnerungsdienste per SMS oder E-Mail
- Kartenlesegeräte
Worauf es hier besonders ankommt
Heilmittel-Richtlinie und Absetzungsrisiko
Die Abrechnung mit den Krankenkassen ist streng formalisiert: Beginnt die Behandlung zu spät nach Ausstellungsdatum, weicht die Frequenz ab oder fehlt eine Unterschrift, wird abgesetzt — und die Leistung ist erbracht, aber unbezahlt. Diese Prüfung ist regelbasiert und damit gut automatisierbar. Behandlungsinhalte selbst sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO und bleiben in der Praxissoftware.
Häufige Fragen
- Prüft das System die medizinische Indikation?
- Nein. Es prüft ausschließlich formale Kriterien, die zu Absetzungen führen — Fristen, Vollständigkeit, Diagnosegruppe zur Heilmittelkombination. Die fachliche Beurteilung bleibt bei der Praxis.
- Lohnt sich das bei drei Therapeuten?
- Häufig gerade dann. Kleine Praxen haben keine eigene Verwaltungskraft — die Arbeit macht der Therapeut zwischen den Behandlungen. Genau diese Zeit ist die teuerste im Betrieb.
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