Praxisabläufe automatisieren, ohne Patientendaten zu teilen
Terminanfragen, Rezeptwünsche und Rückrufe binden Personal, das am Empfang gebraucht wird.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das Telefon klingelt durchgehend, und am Tresen steht gleichzeitig ein Patient. Ein großer Teil der Anrufe sind Terminwünsche, Rezeptbestellungen und Rückfragen zur Öffnungszeit — Vorgänge ohne medizinischen Inhalt, die trotzdem eine Kraft binden.
- Das Telefon ist der einzige Kanal und dauerbesetzt
- Rezeptwünsche werden telefonisch aufgenommen und auf Zettel notiert
- Terminausfälle bleiben unbemerkt, Lücken im Kalender ungenutzt
- Recall für Vorsorge läuft händisch oder gar nicht
- Formulare werden im Wartezimmer ausgefüllt und dann abgetippt
Was ich konkret tue
Das Telefon entlasten
Terminwünsche, Rezeptbestellungen und Standardfragen bekommen einen eigenen digitalen Weg. Was dort erledigt wird, klingelt nicht mehr am Tresen.
Aufnahmebögen vorab
Anamnese- und Aufnahmebögen werden vor dem Termin ausgefüllt und landen strukturiert im System, statt im Wartezimmer auf Papier zu entstehen.
Erinnerungen und Recall
Terminerinnerungen senken Ausfälle spürbar. Vorsorgeintervalle werden nachgehalten, ohne dass jemand eine Liste führt.
Lücken nachbesetzen
Fällt ein Termin aus, wird die Lücke automatisch Patienten auf der Warteliste angeboten.
Einstieg
Automatisierung nach Prozessanalyse
Terminwunsch ohne Telefonat
So läuft der Vorgang heute — und genau an dieser Kette setzt eine Automatisierung an.
- Patient äußert Terminwunsch digital
- Anliegen und Dringlichkeit strukturiert erfassen
- Passenden Termintyp und Dauer bestimmen
- Freien Slot vorschlagen
- Praxis bestätigt
- Erinnerung vor dem Termin
- Bei Ausfall Warteliste anbieten
Systeme, die hier typischerweise laufen
Das ist der Bestand, an den eine Automatisierung andockt. Genannt ist, was in dieser Branche verbreitet ist — das sagt nichts darüber, welches System bei Ihnen steht.
- Praxisverwaltung wie medatixx, CGM, Dampsoft oder Charly
- KIM für den sicheren Nachrichtenversand
- Terminwerkzeuge wie Doctolib oder samedi
- Kartenlesegeräte und TI-Anbindung
- Dokumentenarchive mit Patientenbezug
Worauf es hier besonders ankommt
Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien
Diagnosen und Behandlungsdaten fallen unter Art. 9 DSGVO und unterliegen zusätzlich der ärztlichen Schweigepflicht nach § 203 StGB. Deshalb wird hier eine klare Grenze gezogen: Automatisiert wird die Organisation — Termin, Erinnerung, Formular, Recall. Medizinische Inhalte bleiben im Praxisverwaltungssystem und laufen nicht durch externe Dienste. Diese Trennung ist keine Vorsichtsmaßnahme, sondern die Voraussetzung dafür, dass das Projekt überhaupt zulässig ist.
Häufige Fragen
- Darf eine KI Patientendaten verarbeiten?
- In der Regel wird sie das hier gar nicht. Die Trennlinie verläuft zwischen Organisation und Behandlung: Ein Terminwunsch mit Name und Uhrzeit ist etwas anderes als eine Diagnose. Was medizinisch ist, bleibt im Praxisverwaltungssystem.
- Wir haben die TI und dürfen kaum etwas anbinden.
- Die Telematikinfrastruktur wird nicht angefasst. Automatisiert wird, was davor und daneben passiert — der Weg des Patienten bis zum Termin und die Vorgänge am Tresen.
- Was, wenn ein Patient einen Notfall über das Formular meldet?
- Deshalb steht an jedem digitalen Weg unmissverständlich, dass er nicht für Notfälle gedacht ist, mit der Nummer, die dann gilt. Zusätzlich werden Meldungen mit Dringlichkeitsmerkmalen sofort hervorgehoben statt in eine Warteschlange gestellt.
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