Ich automatisiere repetitive Büroprozesse mit KI

Häufige Fragen

Womit sollte ein Betrieb anfangen?

Mit einem häufigen, klar abgegrenzten Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet — typischerweise Anfragen sortieren, Angebote vorbereiten oder Dokumentation strukturieren. Ein solcher Pilot lässt sich in wenigen Wochen testen und wieder zurückdrehen. Große Komplettlösungen scheitern häufiger, weil niemand sie im Alltag annimmt.

Muss dafür KI im Spiel sein?

Nein. Ein erheblicher Teil dessen, was Zeit frisst, ist schlichte Weiterleitung und Doppelerfassung — dafür genügt ein sauberer Workflow ohne Sprachmodell. KI lohnt sich dort, wo unstrukturierter Text oder Bilder verarbeitet werden müssen. Ich sage es, wenn die einfachere Lösung die bessere ist.

Brauchen Sie Zugriff auf die Rechner unserer Mitarbeiter?

In der Regel nicht. Verbunden werden die Systeme, nicht die Arbeitsplätze — über API-Zugänge, OAuth-Verbindungen, Service Accounts, Webhooks, Datenbankschnittstellen oder SFTP. Persönliche Passwörter brauche ich dafür nicht, und die Rechte werden möglichst auf genau die Funktionen beschränkt, die die Automation benötigt.

Was ist, wenn unsere Software keine moderne Schnittstelle hat?

Auch ältere Systeme lassen sich häufig anbinden: über E-Mail-Verarbeitung, CSV- oder Excel-Importe, XML, SFTP oder direkt an der Datenbank. Bleibt gar nichts davon, kommt RPA infrage — also Browser- oder Desktop-Automatisierung. Die setze ich bewusst zuletzt ein, weil sie an der Oberfläche des fremden Systems hängt und bricht, sobald sich dort etwas ändert.

Was passiert mit unseren Daten?

Das klären wir vor der ersten Verbindung: welche Daten fließen, wohin, wie lange sie gespeichert werden und wer Zugriff hat. Wo personenbezogene oder mandantenbezogene Daten betroffen sind, wähle ich Dienste mit Auftragsverarbeitungsvertrag und dokumentiere die Verarbeitung. Entwickelt wird zuvor möglichst mit Testdaten, anonymisierten Daten oder Sandbox-Systemen.

Wie messen wir, ob es etwas bringt?

Vor dem Start halten wir fest, wie lange der Ablauf heute dauert und wie oft er vorkommt. Danach wird dieselbe Größe erneut gemessen. Wenn ein Pilot keinen erkennbaren Unterschied macht, wird er beendet statt ausgebaut — das ist ausdrücklich ein mögliches Ergebnis.