Wir automatisieren repetitive Büroprozesse mit KI

Mit einem häufigen, klar abgegrenzten Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet — typischerweise Anfragen sortieren, Angebote vorbereiten oder Dokumentation strukturieren. Ein solcher Pilot lässt sich in wenigen Wochen testen und wieder zurückdrehen. Große Komplettlösungen scheitern häufiger, weil niemand sie im Alltag annimmt.

Nein. Ein erheblicher Teil dessen, was Zeit frisst, ist schlichte Weiterleitung und Doppelerfassung — dafür genügt ein sauberer Workflow ohne Sprachmodell. KI lohnt sich dort, wo unstrukturierter Text oder Bilder verarbeitet werden müssen. Wir sagen es, wenn die einfachere Lösung die bessere ist.

In der Regel nicht. Verbunden werden die Systeme, nicht die Arbeitsplätze — über API-Zugänge, OAuth-Verbindungen, Service Accounts, Webhooks, Datenbankschnittstellen oder SFTP. Persönliche Passwörter brauchen wir dafür nicht, und die Rechte werden möglichst auf genau die Funktionen beschränkt, die die Automation benötigt.

Auch ältere Systeme lassen sich häufig anbinden: über E-Mail-Verarbeitung, CSV- oder Excel-Importe, XML, SFTP oder direkt an der Datenbank. Bleibt gar nichts davon, kommt RPA infrage — also Browser- oder Desktop-Automatisierung. Die setzen wir bewusst zuletzt ein, weil sie an der Oberfläche des fremden Systems hängt und bricht, sobald sich dort etwas ändert.

Das klären wir vor der ersten Verbindung: welche Daten fließen, wohin, wie lange sie gespeichert werden und wer Zugriff hat. Wo personenbezogene oder mandantenbezogene Daten betroffen sind, wählen wir Dienste mit Auftragsverarbeitungsvertrag und dokumentieren die Verarbeitung. Entwickelt wird zuvor möglichst mit Testdaten, anonymisierten Daten oder Sandbox-Systemen.

Vor dem Start halten wir fest, wie lange der Ablauf heute dauert und wie oft er vorkommt. Danach wird dieselbe Größe erneut gemessen. Wenn ein Pilot keinen erkennbaren Unterschied macht, wird er beendet statt ausgebaut — das ist ausdrücklich ein mögliches Ergebnis.